Stundensatz und Tagessatz als Freelancer berechnen (mit Rechenweg)

Die meisten Freelancer nehmen zu wenig – nicht, weil ihre Arbeit weniger wert wäre, sondern weil sie ihren Satz irgendwo abgeschrieben haben, statt ihn zu berechnen. Ein Stundensatz ist kein Bauchgefühl und auch nicht das, was „die anderen" angeblich nehmen. Er ist eine Rechnung mit ein paar ehrlichen Variablen. Hier ist der Rechenweg, Schritt für Schritt.

Warum dein Stundensatz nicht „Wunschgehalt ÷ 160" ist

Der häufigste Fehler stammt aus dem Angestelltendenken: 160 Arbeitsstunden im Monat, also Wunschgehalt durch 160, fertig. Als Selbstständige rechnest du anders, denn nicht jede Arbeitsstunde ist eine abrechenbare Stunde.

Akquise, Angebote schreiben, Buchhaltung, E-Mails, Weiterbildung, der Kaffee zwischendurch – all das ist Arbeit, aber niemand bezahlt sie dir direkt. Realistisch ist nur ein Teil deiner Arbeitszeit abrechenbar. Wer das ignoriert, verteilt sein Wunscheinkommen auf zu viele Stunden und landet bei einem Satz, der die Lücken nicht trägt.

Der Rechenweg (mit Beispielzahlen)

Rechne von deinem Ziel rückwärts. Alle Zahlen hier sind frei gewählte Beispielwerte – setz deine eigenen ein.

Schneller geht es mit unserem kostenlosen Stundensatz-Rechner: Zahlen eintragen, Tages- und Stundensatz sofort ablesen. Den Rechenweg dahinter erklärt dieser Abschnitt.

Nehmen wir als Beispiel ein Wunsch-Nettoeinkommen von 3.500 € im Monat, also 42.000 € im Jahr. Darauf kommen noch:

• Steuern und Sozialabgaben (Kranken-, Altersvorsorge): in diesem Beispiel grob +30.000 €
• Betriebskosten (Tools, Versicherungen, Büro, Weiterbildung): +8.000 €

Macht ein Jahresumsatzziel von rund 80.000 €. Diese Summe musst du tatsächlich in Rechnung stellen, nicht 42.000 €.

Jetzt die abrechenbaren Tage:

• 52 Wochen × 5 Tage = 260 Werktage
• minus Urlaub, Feiertage, Krankheit und Puffer (Beispiel: ~50 Tage) = rund 210 Arbeitstage
• davon tatsächlich abrechenbar, sagen wir, 55 % = etwa 115 Tage

Dein Tagessatz: 80.000 € ÷ 115 ≈ 700 €. Auf die Stunde heruntergebrochen (mit derselben 55-%-Logik) landest du bei rund 85–90 € – nicht bei 42.000 ÷ 1.920, was nur 22 € ergäbe. Genau diese Lücke übersehen die meisten.

Fixkosten und Puffer nicht vergessen

Der Satz muss mehr tragen als deinen Lebensunterhalt. Rechne ein, was im Angestelltenverhältnis unsichtbar war:

• Steuern und Rücklagen – ein fester Anteil jeder Rechnung gehört nicht dir, leg ihn sofort beiseite.
• Versicherungen – Kranken-, Haftpflicht-, je nach Tätigkeit mehr.
• Auftragslose Zeiten – kein Projekt heißt kein Umsatz; dein Satz muss die Täler mitfinanzieren.
• Tools und Weiterbildung – Software, Geräte, Kurse, die dich aktuell halten.

Diese Punkte sind allgemein gehalten und ohne Gewähr – im Zweifel rechnet dir ein Steuerberater deine konkrete Situation durch. Der Punkt bleibt: Ein Satz ohne Puffer ist kein Gewinn, sondern ein Risiko auf Raten.

Tagessatz, Stundensatz oder Festpreis?

Dieselbe Kalkulation, drei Verpackungen:

• Stundensatz passt bei offenem Umfang, laufender Betreuung und kleinen, schwer planbaren Aufgaben. Nachteil: Du musst jede Stunde rechtfertigen.
• Tagessatz passt bei planbaren Projekten und mehrtägigen Blöcken. Er befreit dich vom Minuten-Tracking und denkt in Ergebnissen statt in Stunden.
• Festpreis passt bei klar abgegrenzten Resultaten. Er belohnt Effizienz – aber nur mit sauber definiertem Umfang, sonst frisst Scope Creep deine Marge.

Faustregel: Je klarer das Ergebnis, desto eher Festpreis; je offener die Zusammenarbeit, desto eher Stunden- oder Tagessatz.

Den Preis souverän kommunizieren

Die beste Kalkulation hilft nichts, wenn du beim Aussprechen einknickst. Drei Dinge helfen:

Nenn den Satz ohne Entschuldigung. Kein „also, eigentlich…", kein nervöses Nachschieben. Eine ruhig genannte Zahl wirkt fair, eine zögerlich genannte wirkt verhandelbar.

Rabattiere nicht reflexhaft. Wer beim ersten Stirnrunzeln 20 % nachlässt, sagt damit: Der erste Preis war geraten. Wenn der Spielraum es erfordert, reduziere lieber den Umfang als den Satz.

Und stell den Wert vor den Preis. Wer klar positioniert ist und ein konkretes Problem löst, diskutiert seltener über Zahlen – mehr dazu in Positionierung als Berater. Genau dieses Vertrauen entscheidet ohnehin über den Auftrag, nicht die niedrigste Zahl, wie auch der Beitrag zum Kunden gewinnen als Freelancer zeigt.

Den Wert vor dem Preis sichtbar machen

Damit dein Satz nicht nackt im Raum steht, braucht dein Gegenüber etwas, woran es den Preis festmachen kann. Genau das leistet eine eigene Seite: Mit profilo baust du dir aus Modulen eine Profilseite unter deinem Namen – deine Leistungen als klares Angebot, deine Projekte und Referenzen als Beleg, ein Kontakt-Modul als nächster Schritt. Wer vorher sieht, was er bekommt, fragt nicht mehr „warum so viel?", sondern „wann können wir starten?".

Du startest kostenlos, brauchst keine Zeile Code und teilst alles unter einer Adresse wie profilo.so/deinname. So begründet sich der Preis von selbst, bevor das Gespräch über Zahlen überhaupt beginnt.

Häufige Fragen

Wie berechne ich meinen Stundensatz als Freelancer?

Rechne von deinem Ziel rückwärts: Wunscheinkommen plus Steuern, Abgaben und Betriebskosten ergeben dein Jahresumsatzziel. Teile es nicht durch alle Arbeitstage, sondern nur durch die tatsächlich abrechenbaren (oft 50–60 %). So kommst du auf einen Tages- und Stundensatz, der auch Lücken trägt.

Was ist ein realistischer Stundensatz?

Das hängt von Branche, Erfahrung und Region ab – eine pauschale Zahl führt in die Irre. Sinnvoll ist der Satz, der deine Kosten, Auslastung und Rücklagen deckt. Rechne ihn mit unserem kostenlosen Stundensatz-Rechner für deine eigenen Werte aus.

Stundensatz oder Tagessatz – was ist besser?

Stundensatz passt bei offenem Umfang und kleinen Aufgaben, Tagessatz bei planbaren, mehrtägigen Projekten. Beide beruhen auf derselben Kalkulation, nur anders verpackt.

Fazit

Ein tragfähiger Stundensatz ist keine Mutprobe, sondern eine Rechnung: Wunscheinkommen plus Kosten, geteilt durch die Tage, die du wirklich abrechnest – nicht durch die, die du arbeitest. Rechne deinen eigenen Satz einmal sauber durch, plan Puffer und auftragslose Zeiten ein, wähl die passende Verpackung und nenn die Zahl ruhig. Und sorg dafür, dass dein Wert sichtbar ist, bevor du den Preis nennst. Dann ist der Satz keine Verhandlung, sondern eine Feststellung.